¿Qué es la facturación electrónica?

Características principales de la factura electrónica

• Formato estructurado: Generalmente se utiliza XML o Facturae, lo que permite su integración con sistemas informáticos.
• Firma digital: Garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido.
• Validez legal: Cumple con las normativas fiscales vigentes y tiene el mismo valor que una factura en papel.
• Automatización: Facilita procesos como el envío, recepción y almacenamiento.

Además de estas características, la factura electrónica también permite una mayor trazabilidad en los procesos, ya que es posible auditar su recorrido desde la emisión hasta su almacenamiento. Esto asegura un mayor control y seguridad en las transacciones.

Ejemplo de factura electrónica

Un ejemplo típico de factura electrónica incluiría los siguientes elementos:

1. 1. Datos del Emisor: Nombre, NIF, dirección y correo electrónico.
   2. Datos del Receptor: Nombre, NIF o CIF, y dirección.
   3. Fecha de Emisión: El día en que se emite la factura.
   4. Número de Factura: Asignado de forma secuencial.
   5. Concepto: Descripción de los productos o servicios facturados.
   6. Base Imponible, IVA y Total: Detalle del importe antes de impuestos, los impuestos aplicables y el total a pagar.

Para qué sirve la factura electrónica

La factura electrónica tiene varias finalidades que benefician tanto a las empresas como a los autónomos y particulares:

1. Cumplimiento legal: Es una obligación para ciertos sectores y situaciones en España.
2. Eficiencia operativa: Automatiza procesos, reduciendo errores y tiempos de gestión.
3. Ahorro de costes: Disminuye el uso de papel y recursos asociados, como impresoras y mensajería.
4. Sostenibilidad: Contribuye a la protección del medio ambiente al reducir el consumo de papel.
5. Mejor control financiero: Ofrece una mayor organización en la gestión de facturas, permitiendo una fácil localización y auditoría de documentos.

La facturación electrónica también mejora las relaciones comerciales, ya que agiliza los tiempos de pago al facilitar la recepción y aprobación de facturas.

Cómo hacer una buena factura electrónica

Para crear una factura electrónica profesional y válida, sigue estos pasos:

1. Selecciona una herramienta adecuada: Utiliza programas como Facturae, Zoho Invoice o plataformas certificadas.
2. Asegúrate de incluir los datos necesarios: Emisor, receptor, concepto, número de factura, fecha, impuestos y total.
3. Utiliza un formato compatible: XML es el más común en España.
4. Firma digitalmente el documento: Asegúrate de tener un certificado digital vigente.
5. Envía y almacena de manera segura: Usa medios electrónicos que garanticen la confidencialidad y el cumplimiento normativo.

Consejo: Evita errores al revisar que los datos coincidan con los acuerdos establecidos con el cliente.

Además, es importante verificar que la herramienta elegida cumpla con los estándares legales requeridos en tu país, asegurándote de que las facturas generadas sean aceptadas por las autoridades fiscales.

Cuándo entra en vigor la factura electrónica

En España, la factura electrónica es obligatoria en varios escenarios según lo establece la Ley Crea y Crece. A partir de 2025, será obligatoria para todas las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros al año. Posteriormente, su aplicación se extenderá a todas las actividades económicas, independientemente de su volumen de facturación.

Esta ley tiene como objetivo fomentar la transparencia en las transacciones comerciales y reducir la morosidad. Además, busca estandarizar los procesos administrativos, permitiendo un mayor control por parte de las autoridades fiscales.

Cuándo entra en vigor la factura electrónica

Actualmente, la factura electrónica es obligatoria en los siguientes casos:

1. Relaciones con la Administración Pública: Desde 2015, cualquier proveedor que facture a entidades públicas debe usar factura electrónica.
2. Grandes Empresas: Negocios con facturaciones anuales superiores a 8 millones de euros.
3. Sectores regulados: Algunos sectores específicos, como energía o telecomunicaciones, están obligados a usarla.

La obligatoriedad también se extiende a empresas que operen en mercados internacionales donde este formato sea un estándar.

Esta ley tiene como objetivo fomentar la transparencia en las transacciones comerciales y reducir la morosidad. Además, busca estandarizar los procesos administrativos, permitiendo un mayor control por parte de las autoridades fiscales.

De dónde viene la factura electrónica

El concepto de factura electrónica surge de la necesidad de estandarizar procesos de facturación a nivel internacional. Comenzó a popularizarse en Europa con la Directiva 2014/55/UE, que estableció el uso de formatos comunes para las transacciones con administraciones públicas. En España, su implementación se ha consolidado con leyes como la Ley 25/2013 y la más reciente Ley Crea y Crece.

Además, la digitalización global ha acelerado su adopción, ya que permite a las empresas ser más competitivas y eficientes en sus procesos administrativos.

¿Es necesaria una asesoría para la facturación electrónica?

Contar con una asesoría puede facilitar enormemente la transición a la facturación electrónica. Las ventajas incluyen:

• Asistencia en la configuración inicial: Instalación de software y certificación digital.

• Cumplimiento normativo: Evita sanciones asegurando que todas las facturas cumplan con la ley.

• Resolución de problemas: Apoyo ante incidencias técnicas o fiscales.

Una asesoría también puede proporcionar formación a los empleados para garantizar un uso adecuado de las herramientas y plataformas.

La factura electrónica es lo mismo que Verifactu

Aunque Verifactu es una herramienta relacionada con la facturación electrónica, no son lo mismo. Verifactu es un sistema de verificación creado para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas en ciertos sectores, mientras que la factura electrónica es el documento en sí mismo.

Verifactu actúa como un complemento que asegura que las facturas emitidas cumplen con los requisitos legales y fiscales, especialmente en sectores con alta regulación.

Regulación de la factura electrónica en España

En España, las principales normativas que regulan la facturación electrónica incluyen:

1. Ley 25/2013: Obliga a usar factura electrónica en relaciones con la administración pública.
2. Ley Crea y Crece: Expande esta obligación a empresas privadas según su volumen de facturación.
3. Directivas Europeas: Promueven la estandarización de la facturación digital.

Estas regulaciones buscan modernizar el sistema de facturación en España, fomentando la transparencia y reduciendo la burocracia.

¿Se puede conseguir la factura electrónica gratis?

Sí, existen opciones gratuitas para generar facturas electrónicas, como el software Facturae proporcionado por el Ministerio de Hacienda en España. Sin embargo, estas herramientas pueden tener limitaciones en funcionalidad y soporte. Las soluciones de pago suelen ofrecer:

• Automatización de procesos.

• Integración con sistemas contables.

• Soporte técnico especializado.

Elegir entre opciones gratuitas y de pago dependerá del tamaño de tu empresa y de tus necesidades específicas. Las opciones gratuitas son ideales para pequeños negocios, mientras que las soluciones premium son más adecuadas para empresas con altos volúmenes de facturación.