A partir de 2026 entra en vigor el nuevo marco de Verifactu y de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), regulado por la Ley 11/2021, el Real Decreto 1007/2023, el Real Decreto 254/2025 y la Orden HAC/1177/2024.
En esta guía encontrarás, de forma clara y resumida, lo esencial que debe saber cualquier autónomo, pyme o empresa sobre Verifactu: qué es, a quién afecta, qué cambia en 2026, qué pasa con Excel, Word y las facturas en papel, cuáles son las sanciones y cómo prepararte con tiempo.
Índice de contenidos
¿Que es Verifactu?
Verifactu es el nombre que utiliza la Agencia Tributaria para la modalidad de funcionamiento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que permiten remitir a la AEAT, de forma inmediata y estandarizada, los registros de facturación de cada factura emitida.
No es un programa concreto, sino un conjunto de requisitos legales y técnicos: cada factura que se emite desde un SIF debe generar un registro con integridad, trazabilidad e inalterabilidad, y el sistema debe estar preparado para enviarlo a la AEAT si se activa la modalidad Verifactu.
Cuando se utiliza Verifactu:
- Cada factura genera un registro de facturación de alta con datos normalizados.
- La factura incluye un código QR y una leyenda de “factura verificable”.
- El registro puede consultarse en la sede electrónica de la AEAT.
Si quieres una explicación mucho más detallada (cadenas de hash, estructura de los registros, etc.), puedes consultar el artículo específico: Qué es Verifactu y cómo funciona técnicamente.
Normativa Oficial Esencial
La regulación de Verifactu y de los SIF se apoya en cuatro normas principales del ordenamiento español:
- Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal: introduce en la Ley General Tributaria el artículo 29.2.j), que obliga a que los sistemas informáticos de facturación garanticen integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad, y el artículo 201 bis, con el régimen sancionador para software de doble uso.
- Real Decreto 1007/2023: aprueba el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), que define qué es un SIF, cómo deben ser los registros de facturación, el registro de eventos y las modalidades de funcionamiento (Verifactu y no Verifactu).
- Real Decreto 254/2025: ajusta las fechas de entrada en vigor del reglamento para los distintos tipos de contribuyentes.
- Orden HAC/1177/2024: desarrolla los aspectos técnicos del RRSIF (formato de los registros, especificaciones para fabricantes de software, etc.).
Además, la AEAT mantiene actualizadas sus preguntas frecuentes (FAQ) y notas informativas, que son la referencia práctica para resolver dudas específicas.
A quién afecta Verifactu en 2026
El Reglamento de SIF se aplica, en territorio de régimen común, a todos los empresarios y profesionales que utilicen un sistema informático para expedir facturas, con independencia de su tamaño o sector:
- Autónomos en estimación directa que facturan con programas o apps de facturación.
- Sociedades limitadas y anónimas que utilizan software de facturación o ERP.
- Entidades en atribución de rentas que usan sistemas informáticos para facturar.
- Establecimientos permanentes en España sujetos a IRNR con software de facturación.
De forma resumida: si emites tus facturas con un programa, ERP, TPV avanzado o solución similar, ese sistema pasa a ser un SIF y debe ajustarse al RRSIF.
Están en cambio fuera del Reglamento, en términos generales:
- Contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) de IVA.
- Empresarios que emiten todas sus facturas de forma manual, sin usar ningún sistema informático de facturación.
- Operaciones en las que la normativa de facturación no exige emitir factura y no se expide por SIF.
Qué cambia exactamente en 2026
El cambio clave no es tanto “qué impuestos se presentan”, sino cómo se emiten y registran las facturas cuando se usan sistemas informáticos de facturación.
Las fechas oficiales de adaptación para usuarios de SIF son:
| Fecha | Quien | Obligación |
| 1 de Enero de 2026 | Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | Disponer de SIF adaptado al RRSIF y preparado para operar en la modalidad elegida (Verifactu o no Verifactu). |
| 1 de julio de 2026 | Resto de obligados: autónomos, EP en IRNR, entidades en atribución de rentas… | Tener ya adaptado el software de facturación a los requisitos del RRSIF. |
En la práctica, esto implica:
- Fin de los programas “caseros” que permiten borrar o alterar facturas sin rastro.
- Obligación de generar registros de facturación por cada factura emitida desde el SIF.
- Posibilidad de enviar esos registros a la AEAT en tiempo casi real (Verifactu).
- Introducción generalizada del código QR y de la leyenda de factura verificable.
Diferencia entre SIF y Verifactu
Es muy importante diferenciar dos conceptos: el SIF (sistema informático de facturación) y la modalidad Verifactu.
| Concepto |
| Definición | Obligatoriedad | |
| SIF | Cualquier programa, sistema o aplicación que se utilice para expedir facturas o facturas simplificadas en el marco de una actividad económica: software de facturación, ERP, determinados TPV, etc. | Obligatorio adaptarlo al RRSIF si se utiliza para facturar a partir de las fechas de 2026. |
| Verifactu | Modalidad de funcionamiento del SIF que implica la remisión inmediata y voluntaria de los registros de facturación a la AEAT, permitiendo la verificación de la factura por parte del destinatario mediante código QR. | Modalidad de funcionamiento del SIF que implica la remisión inmediata y voluntaria de los registros de facturación a la AEAT, permitiendo la verificación de la factura por parte del destinatario mediante código QR. |
Resumen rápido: si usas software para facturar, ese software debe ser un SIF conforme al RRSIF; optar o no por enviar los registros en modo Verifactu es una decisión adicional.
Requisitos mínimos del software de facturación
De forma resumida, un software de facturación adaptado al Reglamento Verifactu debe cumplir como mínimo:
- Generar un registro de facturación por cada factura emitida (y otro de anulación, si se anula), con los campos definidos reglamentariamente.
- Garantizar la inalterabilidad de los registros mediante sistemas de firma o sellado y encadenamiento (hash) que permitan detectar cualquier manipulación.
- Mantener un registro de eventos con cambios de configuración, incidencias, actualizaciones, etc.
- Permitir la exportación de registros en los formatos estandarizados por la Orden HAC/1177/2024.
- Estar amparado por una declaración responsable de su productor o desarrollador, indicando que cumple la normativa.
- Incluir los elementos visuales previstos (por ejemplo, código QR y leyendas específicas) cuando corresponda.
¿Qué pasa con Excel, Word y las facturas en papel?
Una de las dudas más habituales es si con Verifactu “desaparecen” las facturas en papel o las plantillas en Word/Excel. La realidad, según la normativa y los criterios publicados por AEAT, es más matizada:
- Si todas las facturas se emiten manualmente en papel, sin utilizar ningún SIF, el Reglamento Verifactu no resulta aplicable a ese contribuyente.
- Si se utiliza Excel o Word solo como una hoja en blanco (sin automatismos, sin numeración automática, sin bases de datos ni cálculos complejos), la situación se aproxima a la de facturación manual.
- Si en cambio se utiliza Excel, Word u otra herramienta para funciones típicas de un sistema de facturación (cálculos automáticos, numeración automática, listados de clientes, etc.), es muy probable que se considere un SIF y deba cumplir el RRSIF.
En cualquier caso, incluso si jurídicamente todavía se permite la facturación manual, la combinación de Verifactu y de la futura factura electrónica obligatoria B2B hace muy recomendable ir planificando el paso a un software adaptado.
Cómo funciona la comunicación de facturas a la AEAT
Cuando un SIF funciona en modo Verifactu, el proceso general es el siguiente:
- Se emite la factura desde el software de facturación.
- El sistema genera el registro de facturación asociado, lo firma/sella y lo encadena.
- El SIF envía el registro a la sede electrónica de la AEAT por medios telemáticos.
- La AEAT valida el registro y permite la verificación de la factura (por ejemplo, mediante el código QR).
- Si hay incidencias (por ejemplo, falta de conexión), el SIF debe registrarlo en el registro de eventos y remitir los datos tan pronto como sea posible.
El envío Verifactu es voluntario, pero todos los SIF deben estar preparados técnicamente para poder hacerlo y cumplir con el resto de requisitos del Reglamento.
Sanciones por no adaptarse
La Ley 11/2021 incorpora un régimen sancionador específico muy severo para el software de facturación que no cumpla la normativa o permita prácticas de fraude.
Fabricantes y distribuidores de software
- Fabricar, producir, comercializar o incluso poner a disposición software que permita llevar contabilidades no verificables o manipular registros puede conllevar multas de hasta 150.000 € por ejercicio y por tipo de programa.
Usuarios de software no adaptado
- La tenencia y uso de sistemas informáticos que no cumplan los requisitos del artículo 29.2.j) y del RRSIF puede sancionarse con multas fijas de hasta 50.000 € por ejercicio.
- Además, en una comprobación o inspección, el uso de software no adaptado puede agravar las consecuencias de una regularización de IVA, IRPF o Impuesto sobre Sociedades.
Por eso es fundamental verificar que el software utilizado esté realmente adaptado al Reglamento Verifactu y respaldado por la correspondiente declaración responsable.
Preguntas frecuentes rápidas
¿Tengo que usar obligatoriamente Verifactu?
Debes utilizar un SIF adaptado al RRSIF si facturas mediante software. La modalidad Verifactu (envío automático de registros a la AEAT) es voluntaria, aunque muy recomendada por la Administración.
Si hago todas las facturas a mano, ¿me afecta Verifactu?
Si no utilizas ningún sistema informático de facturación y expides todas tus facturas de forma manual, la normativa de SIF y Verifactu no se aplica a tu sistema actual. Aun así, debes cumplir las normas generales de facturación y tener en cuenta los cambios futuros de factura electrónica.
¿Puedo seguir usando mi software actual?
Solo si tu proveedor lo adapta al RRSIF y puede aportar la correspondiente declaración responsable. En caso contrario, deberás actualizarte o cambiar de solución.
¿La AEAT va a dar un programa gratuito?
La Agencia Tributaria ha anunciado una aplicación gratuita de facturación para determinados contribuyentes, pensada sobre todo para autónomos con necesidades simples. Para empresas con más complejidad, será más adecuado un software profesional integrado.
¿Qué relación hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?
Verifactu regula los programas de facturación y sus registros; la factura electrónica obligatoria B2B (Ley 18/2022) regulará el formato y envío de las facturas entre empresas. En muchos casos, cuando se aplique plenamente la factura electrónica, será necesario cumplir simultáneamente con ambos marcos.
Cómo podemos ayudarte desde la gestoría
La adaptación a Verifactu no es solo una cuestión técnica de cambiar de programa; afecta a la forma en que tu empresa o tu actividad como autónomo emiten, registran y conservan sus facturas. Un error de planteamiento puede suponer sanciones o problemas en futuras comprobaciones.
Desde nuestra gestoría podemos:
- Revisar cómo estás facturando actualmente (papel, Excel, programas, ERP, TPV…).
- Determinar si estás o no dentro del ámbito del Reglamento Verifactu y desde cuándo.
- Ayudarte a elegir o implantar un software de facturación adaptado a la normativa.
- Coordinar el cumplimiento de Verifactu con tus obligaciones de IVA, IRPF e Impuesto sobre Sociedades.
- Preparar contigo un plan de transición para que llegues a 2026 con todo resuelto.
Si quieres que analicemos tu caso concreto y te propongamos la solución más adecuada para tu negocio, puedes contactar con nosotros y te asesoraremos de forma personalizada.
